Você pode já ter ouvido falar nesse conceito, mas você sabe o que é? Vamos explicar aqui o que é o plano de 5W2H, para que ele serve e como aplicá-lo da melhor forma. Vamos lá?

Primeiramente, a sigla “5W2H” se origina das sete perguntas feitas para a utilização desse plano de ação, que se originou da língua inglesa. Aliás, nós da Rockfeller Language Center, estaremos trazendo sempre curiosidades sobre Inglês e Espanhol, então não deixe de conferir também nossos cursos e nosso teste de proficiência!

Agora, sem mais delongas, o plano de ação 5W2H é usado para criar um planejamento para colocar uma ação em prática, de uma forma simples e estratégica, servindo para projetos em empresas, trabalhos em equipe, soluções de problemas e planejamentos em geral.

Logo, esse planejamento é muito usado por gerentes, empreendedores, e qualquer pessoa que queira ter uma ótima técnica para se planejar em seus projetos. Qualquer pessoa pode usar esse método de planejamento, independentemente de sua experiência anterior. Confira!

O que é o plano de ação 5W2H?

Primordialmente, o 5W2H é um método para criar um plano de ação prático e útil, que utiliza as respostas de sete perguntas para enxergar com mais clareza os passos a serem tomados para executar um projeto, uma ação, ou até mesmo a resolução de um problema, facilitando assim a visualização da situação como um todo, agilizando a resolução, e controlando os recursos que vão ser usados.

Um planejamento para executar um projeto ou atingir uma meta é indispensável, principalmente se é algo que pode ter altos custos ou é feito em equipe, sendo necessário assim se planejar para que não sejam ultrapassados gastos e para que todos os membros da equipe possam acompanhar e cumprir suas tarefas.

O plano de ação 5W2H é estruturado por sete perguntas simples e objetivas, que ajudam a traçar um plano de ação para cumprir seus objetivos, descartar ideias sem fundamento, e delinear os passos que precisam ser tomados para chegar ao sucesso. É uma metodologia vantajosa por diversos motivos, entre eles sua facilidade de uso e sua versatilidade.

Entretanto, a sigla do plano de ação 5W2H pode gerar confusão, mas ela se refere às iniciais das perguntas que compõem o método. Essas perguntas surgiram em inglês, e são as seguintes:

Os 5 “W”:

• What?: Traduzido como “O que?”. Se refere ao que deve ser feito.
• Why?: Traduzido como “Por quê?”. Para identificar o porquê está sendo feito, o propósito.
• Who?: Traduzido como “Quem?”. Quem deve fazer?
• Where?: “Traduzido como “Onde?”. Qual lugar que será feito?
• When?: Traduzido como “Quando?”. Quando será feito?

Os 2 “H”:

• How?: Tradução: “Como?”. Como a ação será desenvolvida para alcançar o objetivo?
• How Much?: Tradução “Quanto?”. Quanto vai custar a ação?

Como usar o plano de ação 5W2H?

Uma das vantagens do 5W2H é sua facilidade de uso. O primeiro passo é identificar para que será usado o plano de ação, ou seja, se é para solucionar um problema, desenvolver um projeto, um processo, entre outros.

Depois, monte uma planilha na sua ferramenta de preferência, com as sete perguntas, e responda com sinceridade. Observe:

“What?”

Essa etapa serve pra decidir o objetivo. Se não sabemos exatamente onde queremos chegar, é difícil saber que passos precisam ser dados para chegar ao objetivo final.

Exemplo: Vamos usar de exemplo um plano de ação feito para ser um cronograma de postagens em redes sociais.

“Why?”

Nessa etapa se questiona os objetivos e o que se quer alcançar com eles, qual é o propósito. Ela serve para ajudar a descartar objetivos que não tem uma base sólida, para decidir se é algo que vale a pena ou não.

Exemplo: Ainda usando o objetivo de fazer um cronograma de postagens de rede sociais, isso seria feito para se ter uma boa atividade nas redes, aumentar os seguidores, e manter o vínculo com seguidores já existentes.

“Who?”

Essa etapa serve para identificar o responsável pela tarefa. Se ela for feita em grupo, deverá ser listado quem ficará responsável por cada função.

Exemplo: Um cronograma de postagem pode ser feito por uma pessoa só ou por uma equipe que desempenha diferentes funções, como administrar, criar postagens etc.

“Where?”

Onde será feita a ação? Terá um ambiente físico ou online? Serão necessárias reuniões? Essa fase serve para deixar claro esses pontos.

Exemplo: O cronograma poderia ser feito de forma 100% online se fosse somente por uma pessoa, poderia ter reuniões online ou presenciais com uma frequência que a equipe escolhesse, ou poderia ser feita totalmente em conjunto.

“When?”

Essa parte diz a respeito de prazos, quando deve começar, quanto tempo cada ação deve durar, e quando é o prazo final para a entrega final.

Exemplo: Seria o cronograma em si do cronograma. Quantas postagens seriam feitas por dia, por semana, por mês, e até quando seria feito o cronograma.

“How?”

Como vai ser executada a ação, essa é a parte que planejamos a execução. Nela são listadas todas as etapas ou metas, de forma simples e curta.

Exemplo: Nesse exemplo poderia primeiro ser escolhida uma plataforma, depois feito o cronograma, criados os posts e por último as postagens em si.

“How much?”

Os gastos não só de recursos monetários, mas outros recursos também, como tempo, equipamento que precise ser adquirido, alguém que precise ser contratado, etc.

Exemplo: Quanto tempo seria necessário para fazer o cronograma, criar as postagens, postar, qual equipamento precisaria ser adquirido.

Algumas dicas do uso do plano de ação 5W2H:

Caso você esteja executando o planejamento em equipe, é importante fazer de forma que a equipe inteira possa editar o sistema, pois isso facilita o acompanhamento de toda equipe, além de poder ter um bom controle de como as tarefas estão sendo feitas, de forma a poder ir desenvolvendo o planejamento junto com sua execução, possibilitando assim adaptações que possam surgir no meio do caminho.

Dessa forma, responda as questões de forma clara e sucinta, procure não estender a resposta muito acima de uma frase. Também é importante reavaliar o processo de tempos em tempos, para ter certeza que o planejamento ainda se adequa ao projeto, fazendo alterações no planejamento ou no projeto em si, dependendo do objetivo. É importante repensar a estratégia principalmente se o planejamento não estiver funcionando.

Portanto, faça micro metas. Após chegar no seu objetivo geral, aplique esse planejamento em etapas do processo que são mais detalhadas, para ajudar a ter uma visão geral e específica de como seguir para que cada meta seja cumprida.

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